Datenschutzerklärung
Stand: 8. September 2026
1. Überblick
Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der mobilen App KickBay (nachfolgend „App"), einer App zur Organisation von Fußballmannschaften (Termine, Zu-/Absagen, Mannschaftskasse, Statistiken, Team-Chat und Vereins-Feed), sowie beim Besuch der Website kickbay.de.
Weder App noch Website verwenden Werbenetzwerke, Analyse- oder Tracking-Dienste. Zur Fehlersuche meldet die App Abstürze an einen Diagnosedienst — abschaltbar, siehe Abschnitt 3.10.
2. Verantwortlicher
Alfred AlloteyHeinsberger Str. 14
41844 Wegberg
Deutschland
E-Mail: info@kickbay.de
3. Verarbeitete Daten
3.1 Kontodaten
Bei der Registrierung werden E-Mail-Adresse, Anzeigename und optional ein Profilbild verarbeitet. Die Anmeldung ist per E-Mail/Passwort, Google Sign-In oder „Mit Apple anmelden" möglich. Bei Anmeldung über Google oder Apple erhalten wir die von dir dort freigegebenen Daten (in der Regel Name und E-Mail-Adresse).
3.2 Team- und Vereinsdaten
Zur Funktion der App werden Mitgliedschaften, Rollen (z. B. Trainer, Spieler), Termine, Zu- und Absagen, Anwesenheiten, Spielerstatistiken sowie Einträge der Mannschaftskasse (Beiträge, Strafen) gespeichert. Diese Daten sind nur für Mitglieder des jeweiligen Teams bzw. Vereins sichtbar.
3.3 Chat-Nachrichten
Der Team-Chat ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Die privaten Schlüssel werden ausschließlich lokal auf deinem Gerät (Keychain/Keystore) gespeichert. Wir können Chat-Inhalte nicht einsehen.
3.4 Fotos und Medien
Von dir hochgeladene Bilder (Profilbild, Feed-Beiträge) werden in Firebase Storage gespeichert und sind nur für berechtigte Team-/Vereinsmitglieder abrufbar.
3.5 Push-Benachrichtigungen
Für Push-Benachrichtigungen (z. B. neue Termine, Erinnerungen) wird über Firebase Cloud Messaging ein Geräte-Token verarbeitet. Push-Benachrichtigungen kannst du jederzeit in den Systemeinstellungen deines Geräts deaktivieren.
3.6 Technische Daten
Bei der Nutzung der App fallen technisch bedingt Verbindungsdaten an (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, Geräteinformationen), die von Firebase zur Bereitstellung und Absicherung der Dienste verarbeitet werden.
3.7 Spieldaten von fussball.de
Auf Wunsch eines Teams werden öffentlich verfügbare Spielpläne und Ergebnisse von fussball.de abgerufen und in der App angezeigt. Dabei werden keine personenbezogenen Daten der App-Nutzer an fussball.de übermittelt.
3.8 Besuch der Website kickbay.de
Beim Aufruf der Website werden durch den Hosting-Anbieter automatisch Server-Protokolldaten verarbeitet (u. a. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browsertyp und Betriebssystem). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und störungsfreien Bereitstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Die Website setzt keine Cookies, bindet keine Werbe-, Analyse- oder Social-Media-Dienste ein und lädt keine Schriften oder Skripte von fremden Servern nach. Es findet keine Reichweitenmessung statt. Schreibst du uns über die auf der Website angegebene E-Mail-Adresse, verarbeiten wir deine Angaben ausschließlich zur Beantwortung deiner Anfrage.
3.9 Standortdaten
Wenn du die Funktion „Ankunftszeit“ (OnTime) nutzt, verarbeitet die App den genauen Standort deines Geräts (GPS), um deine voraussichtliche Ankunftszeit zu einem Termin zu berechnen. Die Abfrage erfolgt ausschließlich im Zeitraum von bis zu zwei Stunden vor einem Termin, zu dem du zugesagt hast, und jeweils nur einmalig — je nach erteilter Berechtigung auch, während die App im Hintergrund läuft („Standort: immer zulassen“). Eine dauerhafte Standortverfolgung oder Bewegungsaufzeichnung findet nicht statt.
Die Koordinaten werden zur Berechnung der Ankunftszeit an unsere Server übermittelt und dort nicht dauerhaft gespeichert. Beim Termin wird nur der daraus abgeleitete Status gespeichert und für dein Team sichtbar — also etwa „pünktlich“ oder die voraussichtliche Verspätung in Minuten, nicht dein Standort. Standortdaten werden nicht an Dritte weitergegeben, nicht verkauft und nicht für Werbung, Profilbildung oder Analyse verwendet.
Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du erteilst sie ausdrücklich in der App: Vor der ersten Standortabfrage zeigt sie einen Hinweis, der die Erfassung, ihren Zweck und die Erfassung im Hintergrund erklärt und den du bestätigen oder ablehnen kannst. Die Berechtigung des Betriebssystems allein genügt nicht — ohne diese Einwilligung fragt die App keinen Standort ab, auch wenn das Gerät die Berechtigung bereits erteilt hat.
Widerrufen kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft: in der App unter Einstellungen → OnTime-Einstellungen → „Zustimmung widerrufen“ sowie zusätzlich in den Systemeinstellungen deines Geräts. Die Funktion steht dann nicht mehr zur Verfügung, die übrige App bleibt uneingeschränkt nutzbar. Alternativ kannst du eine Verspätung in der App manuell melden — ganz ohne Standortfreigabe.
3.10 Absturzberichte, Rückmeldungen und Nutzungszahlen
Absturzberichte. Stürzt die App ab, wird der Fehler an Firebase Crashlytics gemeldet: Fehlermeldung und Aufrufkette, Name des Bildschirms, Gerätemodell, Betriebssystem, App-Version und eine Zufallszahl dieser Installation. Nicht übertragen werden Name, E-Mail-Adresse, Mannschaft, Chatinhalte und Standort; die Zufallszahl ist nicht deine Konto-Kennung. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer lauffähigen App (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Du kannst die Meldung jederzeit abschalten: Einstellungen → Privatsphäre → „Fehlerberichte senden“; aus heißt aus, es wird nichts gesammelt und nichts nachgeholt. Crashlytics ist — anders als die übrigen von uns in der EU betriebenen Firebase-Dienste — ein globaler Dienst; eine Verarbeitung in den USA ist möglich (siehe Abschnitt 5). Berichte werden nach 90 Tagen gelöscht. In der Web-Fassung findet diese Übermittlung nicht statt: Dort speichern wir die Fehlermeldung in unserer eigenen Datenbank in der EU und löschen sie nach derselben Frist.
Rückmeldungen. Über „Rückmeldung geben“ kannst du uns Fehler melden, Fragen stellen und Vorschläge machen. Gespeichert werden dein Text, die Art der Meldung, App-Version und Plattform, der Bildschirm, von dem aus du schreibst, deine Mannschaft samt Rolle sowie deine Konto-Kennung — und, wenn du es nicht abwählst, deine E-Mail-Adresse für eine Rückfrage. Was mitgeht, zeigt die App vor dem Senden vollständig an. Rechtsgrundlage ist deine Eingabe selbst (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO); ohne Absenden entsteht nichts. Wir bewahren Rückmeldungen auf, bis das Anliegen erledigt ist, längstens zwölf Monate.
Nutzungszahlen. Einmal wöchentlich werten wir aus, wie die App benutzt wird: Zahl der Termine, Anteil beantworteter Rückmeldungen, Anteil der Spiele mit Live-Ankunft oder Live-Ticker und die Anzahl der Mitglieder, die in der Woche aktiv waren. Gerechnet wird aus Daten, die ohnehin gespeichert sind; gespeichert werden ausschließlich Zahlen je Mannschaft, niemals Angaben zu einzelnen Personen. Dafür hält die App an deinem Mitgliedseintrag ein Datum fest, an dem du sie zuletzt benutzt hast — höchstens einmal täglich und ohne die Uhrzeit einzelner Handlungen. Es gibt kein Klick-Protokoll, kein Ereignis-Tracking und keine Analyse-Dienste Dritter. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung der App (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); dein Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO bleibt unberührt.
Bewertungshinweis. Gelegentlich fragt die App nach einem gelungenen Spieltag, ob du sie im Store bewerten möchtest. Angezeigt wird die Bewertungsfläche von Apple bzw. Google; wir erfahren weder, ob du bewertest, noch wie. Gerätelokal merkt sich die App nur, dass gefragt wurde.
Kein Tracking. Die App enthält keine Werbenetzwerke, keine Analyse- oder Marketing-Dienste Dritter, kein Tracking über andere Apps oder Websites hinweg und liest keine Werbe-Kennungen (IDFA, Advertising ID) aus.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der App-Funktionen und Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), auf Grundlage berechtigter Interessen an Sicherheit und Stabilität der App (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie – etwa bei optionalen Inhalten wie Profilbildern – auf Grundlage deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kannst.
5. Empfänger und Auftragsverarbeiter
App und Website nutzen Google Firebase (Authentication, Cloud Firestore, Cloud Storage, Cloud Functions, Cloud Messaging, Hosting) der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, bzw. Google LLC, USA, als Auftragsverarbeiter. Soweit Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und/oder der EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: firebase.google.com/support/privacy.
Firebase Crashlytics (Absturzberichte, siehe Abschnitt 3.10) ist ein globaler Dienst und lässt sich keiner Region zuordnen; hier ist eine Verarbeitung in den USA möglich. Grundlage sind das EU-US Data Privacy Framework und die EU-Standardvertragsklauseln. Die übrigen Firebase-Dienste betreiben wir in der EU (europe-west1).
Die Berechnung der Ankunftszeit (siehe Abschnitt 3.9) erfolgt in OnTime, einem eigenständigen, ebenfalls von uns selbst betriebenen Dienst, der wie die App bei Google Firebase in der EU gehostet wird. Er steht unter derselben Verantwortlichkeit; eine Weitergabe der Standortdaten an dritte Unternehmen findet damit nicht statt.
6. Google Maps
Zur Anzeige von Spiel- und Trainingsorten bindet die App Google Maps ein. Dabei wird deine IP-Adresse an Google übermittelt. Anbieter ist Google Ireland Limited. Weitere Informationen: policies.google.com/privacy.
7. Speicherdauer und Löschung
Deine Daten werden gespeichert, solange dein Konto besteht bzw. solange sie für die Teamorganisation erforderlich sind. Du kannst dein Konto in der App löschen oder die Löschung per E-Mail an den Verantwortlichen verlangen; dabei werden deine personenbezogenen Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Für die Daten aus Abschnitt 3.10 gelten eigene Fristen: Absturzberichte werden nach 90 Tagen gelöscht, Rückmeldungen spätestens nach zwölf Monaten. Die wöchentlichen Nutzungszahlen enthalten keine personenbezogenen Daten und bleiben als Statistik erhalten; das Datum deines letzten Zugriffs wird mit deinem Mitgliedseintrag gelöscht.
8. Deine Rechte
Du hast nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Zudem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (www.ldi.nrw.de).
9. Datensicherheit
Alle Verbindungen sind TLS-verschlüsselt. Chat-Nachrichten sind zusätzlich Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Der Zugriff auf Team-Daten ist durch serverseitige Sicherheitsregeln auf berechtigte Mitglieder beschränkt.
10. Minderjährige
Die App kann auch von minderjährigen Spielern genutzt werden. Kinder unter 16 Jahren dürfen die App nur mit Einwilligung eines Erziehungsberechtigten nutzen.
11. Änderungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, etwa bei neuen Funktionen oder geänderter Rechtslage. Die aktuelle Fassung ist stets unter dieser Adresse abrufbar.
Privacy Policy
Last updated: September 8, 2026
1. Overview
This privacy policy explains how personal data is processed when using the mobile app KickBay (the "App"), an app for organizing football/soccer teams (schedules, attendance, team treasury, statistics, team chat and club feed), and when visiting the website kickbay.de.
Neither the App nor the website uses advertising networks, analytics or tracking services. For troubleshooting, the App reports crashes to a diagnostics service — which can be switched off, see section 3.10.
2. Data Controller
Alfred AlloteyHeinsberger Str. 14
41844 Wegberg
Germany
Email: info@kickbay.de
3. Data We Process
3.1 Account data
When registering, your email address, display name and optionally a profile picture are processed. You can sign in with email/password, Google Sign-In or Sign in with Apple. When signing in via Google or Apple, we receive the data you share there (usually name and email address).
3.2 Team and club data
To provide the App's features, we store memberships, roles (e.g. coach, player), events, responses (accept/decline), attendance, player statistics and team treasury entries (fees, fines). This data is only visible to members of the respective team or club.
3.3 Chat messages
The team chat is end-to-end encrypted. Private keys are stored exclusively on your device (Keychain/Keystore). We cannot read chat content.
3.4 Photos and media
Images you upload (profile picture, feed posts) are stored in Firebase Storage and are only accessible to authorized team/club members.
3.5 Push notifications
For push notifications (e.g. new events, reminders), a device token is processed via Firebase Cloud Messaging. You can disable push notifications at any time in your device's system settings.
3.6 Technical data
Using the App technically requires connection data (e.g. IP address, time of access, device information), which Firebase processes to provide and secure its services.
3.7 Match data from fussball.de
At a team's request, publicly available fixtures and results are retrieved from fussball.de and displayed in the App. No personal data of App users is transmitted to fussball.de.
3.8 Visiting the website kickbay.de
When you open the website, the hosting provider automatically processes server log data (including IP address, date and time of access, requested address, amount of data transferred, browser type and operating system). The legal basis is our legitimate interest in providing the site securely and reliably (Art. 6(1)(f) GDPR).
The website sets no cookies, embeds no advertising, analytics or social media services, and loads no fonts or scripts from third-party servers. There is no audience measurement. If you contact us via the email address given on the website, we process your details solely to answer your enquiry.
3.9 Location data
If you use the arrival time feature (OnTime), the App processes your device's precise location (GPS) in order to calculate your estimated time of arrival for an event. Location is requested only within the two hours before an event you have accepted, and only once per request — depending on the permission you granted, this may also happen while the App is running in the background ("Allow all the time"). There is no continuous location tracking and no movement history.
The coordinates are transmitted to our servers to calculate the arrival time and are not stored permanently. Only the resulting status is stored on the event and made visible to your team — for example "on time" or the expected delay in minutes, not your location. Location data is not disclosed to third parties, never sold, and never used for advertising, profiling or analytics.
The legal basis is your consent (Art. 6(1)(a) GDPR). You give it explicitly inside the App: before the first location request it shows a notice explaining the collection, its purpose and the collection in the background, which you can accept or decline. The operating system permission alone is not sufficient — without this consent the App requests no location at all, even if the device has already granted the permission.
You can withdraw it at any time with effect for the future: in the App under Settings → OnTime settings → “Withdraw consent”, and additionally in your device's system settings. The feature then stops working while the rest of the App remains fully usable. Alternatively, you can report a delay manually in the App without sharing your location at all.
3.10 Crash reports, feedback and usage figures
Crash reports. If the App crashes, the error is reported to Firebase Crashlytics: error message and call stack, the screen name, device model, operating system, app version and a random number for this installation. Your name, email address, team, chat content and location are not transmitted; the random number is not your account identifier. The legal basis is our legitimate interest in a working app (Art. 6(1)(f) GDPR). You can switch reporting off at any time: Settings → Privacy → “Send error reports”; off means off — nothing is collected and nothing is sent later. Unlike the other Firebase services, which we operate in the EU, Crashlytics is a global service; processing in the USA is possible (see section 5). Reports are deleted after 90 days. This transfer does not happen in the web version: there we store the error message in our own database in the EU and delete it after the same period.
Feedback. Using “Send feedback” you can report problems, ask questions and suggest improvements. We store your text, the type of message, app version and platform, the screen you wrote from, your team including your role, and your account identifier — plus your email address for a follow-up question, unless you deselect it. The App shows you everything that is sent before you send it. The legal basis is your own submission (Art. 6(1)(b) and (f) GDPR); nothing is created unless you send it. We keep feedback until the matter is settled, at most twelve months.
Usage figures. Once a week we evaluate how the App is used: number of events, share of answered responses, share of matches with live arrival or a live ticker, and the number of members who were active during the week. This is computed from data that is stored anyway; what we store are figures per team, never information about individuals. For this, the App records a date on your membership entry showing when you last used it — at most once a day and without the time of individual actions. There is no click log, no event tracking and no third-party analytics. The legal basis is our legitimate interest in improving the App (Art. 6(1)(f) GDPR); your right to object under Art. 21 GDPR remains unaffected.
Rating prompt. Occasionally, after a successful match day, the App asks whether you would like to rate it in the store. What appears is Apple's or Google's own rating sheet; we learn neither whether you rate nor how. The App only remembers locally that it asked.
No tracking. The App contains no advertising networks, no third-party analytics or marketing services, no tracking across other apps or websites, and reads no advertising identifiers (IDFA, Advertising ID).
4. Purposes and Legal Bases
Processing is carried out to provide the App's features and fulfil the usage agreement (Art. 6(1)(b) GDPR), based on legitimate interests in the security and stability of the App (Art. 6(1)(f) GDPR), and — for optional content such as profile pictures — based on your consent (Art. 6(1)(a) GDPR), which you may withdraw at any time with effect for the future.
5. Recipients and Processors
The App and the website use Google Firebase (Authentication, Cloud Firestore, Cloud Storage, Cloud Functions, Cloud Messaging, Hosting) provided by Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland, and Google LLC, USA, as data processors. Where data is transferred to the USA, this is based on the EU-US Data Privacy Framework and/or EU Standard Contractual Clauses. More information: firebase.google.com/support/privacy.
Firebase Crashlytics (crash reports, see section 3.10) is a global service that cannot be pinned to a region; processing in the USA is possible here. This is based on the EU-US Data Privacy Framework and the EU Standard Contractual Clauses. We operate the other Firebase services in the EU (europe-west1).
The arrival time calculation (see section 3.9) runs in OnTime, a separate service that we also operate ourselves and that is hosted on Google Firebase in the EU, just like the App. It falls under the same controller, so location data is not disclosed to any third-party company.
6. Google Maps
The App embeds Google Maps to display match and training locations. Your IP address is transmitted to Google in the process. Provider: Google Ireland Limited. More information: policies.google.com/privacy.
7. Retention and Deletion
Your data is stored as long as your account exists or as long as it is needed for team organization. You can delete your account in the App or request deletion by emailing the controller; your personal data will then be deleted unless statutory retention obligations apply.
Separate periods apply to the data in section 3.10: crash reports are deleted after 90 days, feedback after twelve months at the latest. The weekly usage figures contain no personal data and are kept as statistics; the date of your last access is deleted together with your membership entry.
8. Your Rights
Under the GDPR you have the right of access (Art. 15), rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction of processing (Art. 18), data portability (Art. 20) and objection to processing based on legitimate interests (Art. 21). You also have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority, e.g. the Data Protection Authority of North Rhine-Westphalia (www.ldi.nrw.de).
9. Data Security
All connections are TLS-encrypted. Chat messages are additionally end-to-end encrypted. Access to team data is restricted to authorized members by server-side security rules.
10. Minors
The App may also be used by underage players. Children under 16 may only use the App with the consent of a parent or legal guardian.
11. Changes
We may update this privacy policy, for example when adding new features or when the legal situation changes. The current version is always available at this address.